Leahs Gedanken

...sind hier und dort und überall...

Funkdisziplin im Online-Meeting

Einige von euch haben vielleicht schon meinen Artikel zum Thema Zeitplanung und Heimarbeit gelesen. Ein anderes Thema das gerade immer wichtiger wird, ist die Kommunikation mit den Menschen im Team währen der Heimarbeit. Leider kommt es hier zu allerlei Problemen durch die fehlende Erfahrung. Ein häufig genutztes Mittel ist das Online-Meeting. Um ein solches allerdings erfolgreich zu nutzen, gilt es einige Dinge zu bedenken. Auch hier möchte ich euch aus meinen Erfahrungen der letzten Jahre berichten und Vorschläge machen.

Fangen wir gleich mit der wichtigsten Frage an: Braucht es dieses Meeting wirklich?

Wie immer gilt, ein Meeting bindet nicht nur deine, sondern auch die Zeit der anderen. Es ist, rein wirtschaftlich betrachtet, damit nicht nur ziemlich teuer, sondern kostet ebenso die Konzentration und Energie deiner Gegenüber. Es gibt also hoffentlich einen guten Grund dafür. Frage dich, ob du die Antwort auf die Fragen nicht auch zum Beispiel in einer kurzen Frage in einem Chat finden kannst. Frage dich, ob die Informationen die geteilt werden sollen nicht in einer Mail oder einer Chatnachricht weitergegeben werden können. Frage dich, wer für eine Diskussion wirklich einbezogen werden sollte. Regel Nummer eins: Lass ein Meeting nur dann stattfinden, wenn es wirklich notwendig ist.

Zum Empfehlen ist ein gemeinsamer Kalender für Meetings, darin können alle sehen welche Themen besprochen werden und sich bei Bedarf ohne explizite Einladung beteiligen. (Nein, deine Meinung ist nicht so wichtig, dass du das dauernd tun solltest.)

Als Nächstes geht es um die Zeit für das Meeting. Wenn Menschen in Heimarbeit arbeiten, ist ihr Tag vermutlich anders strukturiert als dein Eigener. Sie können so die Arbeitszeit flexibler ihren Bedürfnissen anpassen. Es kann bei dir Kernarbeitszeiten geben, ich bin aber eher ein Fan von Vertrauensarbeitszeit und größtmöglicher Autonomie. Das geht überraschend gut, also keine Angst.

Als Beispiel nehme ich hier meinen Chef. Der hat Meetings gerne erst ab 11 Uhr am Vormittag. Das ermöglicht eine flexible Gestaltung des Morgens ohne sofort und viel zu müde in eine Besprechung zu gehen. Nimm also Rücksicht und veranstalte solche Termine nicht zu früh. Damit eignen sich am Tag 3 Slots á 90 Minuten für Meetings: Das ist 11:00 bis 12:30, 14:30 bis 15:30 und bei Bedarf noch 15:30 bis 17 Uhr.

Das heißt übrigens nicht, dass ein Meeting 90 Minuten dauern muss oder sollte. Am besten ist ein Meeting so kurz wie nötig. 30 Minuten reichen für die meisten Themen. 60 Minuten für komplexe Themen, 90 Minuten sind die absolute Ausnahme z.B. für ein Review Meeting (siehe weiter unten). Alles darüber bringt nichts, da die Konzentration zu stark nachlässt.

Wenn du jetzt trotzdem ein Meeting anberaumt hast oder an einem teilnehmen möchtest, gilt es zwei Dinge zu bedenken, die direkt zusammenhängen. Verspätungen sind normal, vielleicht besonders bei Online-Meetings. Es kann immer ein paar Minuten dauern, bis sich alle Beteiligten eingefunden haben. Mal ist es noch ein Gang auf die Toilette oder ein Kaffee, der für die Verzögerung sorgt. Manchmal ist es aber auch die Technik, die Probleme macht. Vor den ersten Meetings ist es daher sinnvoll zu prüfen, ob alles sauber funktioniert. Trefft euch zum Beispiel mit ein paar Menschen aus dem Team um eure Technik zu testen und versucht die ersten Male ein bisschen früher da zu sein, um Probleme und damit längere Verzögerungen auszuschließen. Die Zeit eurer Teamkollegen ist wertvoll.

Für gute Meetings hilft auch gute Technik. Die meisten aktuellen Laptops haben ausreichend gute Mikrofone und Kameras. Für regelmäßige Meetings kann sich aber auch eine bessere Kamera mit eingebauten Mikrofonen lohnen. Ich benutze da zum Beispiel seit Jahren die Logitech C920. Wenn es in deiner Umgebung laut ist, vielleicht wegen Kindern, einer Baustelle oder anderen Gegebenheiten, versuche dir ein Headset zuzulegen, meistens funktionieren schon wirklich günstige Modelle. Wenn das keine Option ist, deaktiviere dein Mikrofon während du nicht sprichst. Das sorgt dafür, dass die Umgebungsgeräusche für die anderen im Meeting nicht zu störend sind.

Damit sind wir jetzt schon fast am Anfang des Meetings. Es gibt jedoch noch weitere Aspekte, denen du Beachtung schenken solltest. Wenn es um ein umfangreiches Thema geht, lohnt es sich vorher eine Agenda festzulegen. Darin steht, was besprochen werden soll und es existiert schon ein grobes Timeboxing. Es sollte also allen Beteiligten schon vor dem Meeting klar sein, wie lange über bestimmte Aspekte gesprochen werden soll, wie wichtig sie sind, und was das Ziel des Meetings überhaupt ist.

Durch eine Agenda ist es allen Beteiligten möglich für sich zu entscheiden ob ihre Teilnahme an einem Meeting für sie relevant ist. Es ist also valide zu sagen: Zu dieser Entscheidung habe ich nichts beizutragen, das Thema ist mir nicht so wichtig oder es gibt andere Gründe. Das hängt aber auch von der Teamgröße und den jeweiligen Entscheidungsstrukturen ab. Wir versuchen hier immer einen Konsenz zu finden.

Da es erst mal allen freisteht begründet abzusagen, ist es bei Entscheidungsmeetings wichtig ein Protokoll anzufertigen. Dabei sollte von Anfang an klar sein, wer das Protokoll schreibt. Das sollte, wenn es geht, freiwillig passieren, da das für die Qualität des Protokolls nicht zu verachten ist. Übung ist an dieser Stelle aber auch maßgeblich. Die zweite essenzielle Rolle ist die der Moderation und die braucht es genau so bei einem Meeting mit 3 wie mit 5 oder 6 Personen. Mehr Personen in einem Meeting sollten tunlichst vermieden werden. Dabei geht es nicht um harte Strukturen, es geht darum, den Diskurs mit Feingefühl zu steuern. Dazu zähl zum Beispiel darauf zu achten ob es Teilnehmende gibt, die sehr ruhig sind, wenn ja, frag sie nach ihrer Meinung, gibt es sehr laute Menschen bitte sie um etwas Zurückhaltung. Achte auf die Einhaltung der Agenda, des Timeboxings und der Funkdisziplin.

Das Erste und wichtigste für die Funkdisziplin ist: Kommuniziere zurückhaltend. Das heißt, achte darauf dein Gegenüber aussprechen zu lassen. Dazu ist es nützlich, dein Team zu sehen, also aktiviere wenn möglich die Kamera. Diese visuelle Komponente hilft auch bei der Einschätzung der Äußerungen, da es ohne Mimik manchmal nur schwer ist, eine Aussage richtig zu deuten. Außerdem kann so der Wunsch einer Wortmeldung still signalisiert werden. Natürlich passiert es auch mal, dass man dazwischen spricht, dann bremse dich und warte noch einen Moment. Generell gilt aber auch: Sprich nur wenn es notwendig ist. Vermeide Kommentare ohne Mehrwert genau wie Sarkasmus und Ironie. Diskutieren das Thema nicht tot. Suche nicht die 150% Lösung. Akzeptiere andere Entscheidungen. Sei rücksichtsvoll mit deiner Meinung, auch wenn sie Stark sein mag. Letztlich gelten auch hier alle Regeln für gute Kommunikation.

Wie weiter oben schon mal gesagt ist es wichtig die Zahl der Meetings auf das Nötigste zu reduzieren. Rechne mit einer bis anderthalb Stunden vor und Nachbereitungszeit. Wohlgemerkt pro Person bei einem Meeting. Es ist also einiges an Zeit, die beansprucht wird, bis eine andere Arbeit erledigt werden kann. Daher sollten auch nicht mehr als 2 Meetings pro Tag stattfinden. Um die Produktivität nicht einzuschränken, sollte die Zahl an Meetings in deinem Kalender pro Woche unter 3 bleiben. Das muss für alles Wichtige reichen.

Damit du jetzt noch ein Beispiel hast wie und was man alles machen kann, hab ich hier die drei verschiedene Formen eines Meetings und ihre Aufgabe bzw. Organisation zusammengefasst die wir im Team haben. Im Anschluss kommen dann auch noch ein paar Beispiele für soziale Meetings, die eher hilfreich für den unkomplizierten Austausch und der Verringerung der Distanz genutzt werden können.

Review Meeting

Das Review Meeting ist unsere zentrale Besprechung im Team und findet regelmäßig jeden Montag von 11 Uhr bis 12:30 Uhr statt. Im Meeting koordinieren wir gemeinsam die Arbeit des Teams für die beginnende und besprechen die Ergebnisse aus der letzten Woche. Für die einzelnen Themenbereiche steht eine festgelegte Zeit zur Verfügung. Die darf zwar regelmäßig unter, aber nicht überschritten werden. Sollten sich Themen mit einem erheblich größeren Zeitbedarf ergeben, oder solche die nicht direkt mit der unmittelbaren Wochenplanung zusammenhängen, sind diese in ein eigenes (Fokus) Meeting auszulagern.

Am Anfang sprechen wir über den Notdienst der letzten Woche, ob etwas vorgefallen ist und wenn ja, wie wir es so beheben, dass es am besten nicht wieder auftritt (20 Minuten). Dann geht es weiter mit der Planung des Notdienstes für die aktuelle Woche. Wichtig sind zum Beispiel Termine der Notdienst habenden Person, die eine Vertretung nötig machen, aber auch Abwesenheiten zum Beispiel durch Urlaub werden an diese Stelle besprochen. Hier sollten 5 Minuten genügen. Der Notdienst dauert bei uns im Team übrigens immer eine Woche von Montag 12 Uhr bis zum nächsten Montag 12 Uhr, so findet die Übergabe immer während des Review Meetings statt.

Im Anschluss startet das eigentliche Review. Wir haben die Regel, dass Issues nicht selbst geschlossen werden dürfen. Stattdessen werden sie mit dem “Review Label” versehen. Die entsprechend markierten Issues aus der vergangenen Woche werden jetzt in den nächsten etwa 45 Minuten besprochen und geschlossen. So wissen immer alle was passiert ist und es gibt die Möglichkeit für Fragen, Feedback und auch Lob. Für Issues die kurzen Redebedarf haben, aber noch nicht abgeschlossen sind, gibt es zusätzlich das “RFC” Label.

Zum Schluss planen wir die aktuelle Woche. Wichtige und aktuelle Aufgaben werden im Konsens vergeben, meistens erklären aber nur alle was sie diese Woche für sich vorgenommen haben. Damit das klappt, hab ich mir zum Beispiel vorher ein Zeitfenster für die Planung im Kalender eingetragen.

Fokus Meeting

Ein Fokus Meeting hat zum Ziel ein bestimmtes, vorher definiertes, Thema zu besprechen, zu Diskutieren oder eine Entscheidung zu treffen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass eine klare Agenda existiert die die Fokussierung unterstützt. Ein weiteres Mittel zur Fokussierung ist ein entsprechendes Timeboxing.

Feedback Meeting

In unregelmäßigen Abständen wollen wir uns gegenseitig Feedback geben. Das Meeting behandelt dabei die folgenden Fragen:

  • Wie läuft die Arbeit im Team aktuell? (Allgemein, keine Vorschläge zur Verbesserung an dieser Stelle.)
  • Was können wir besser machen?
  • Wo sehen wir aktuell unsere Prioritäten?
  • Was könnte die Teamleitung besser machen, um die Arbeit zu unterstützen?

Die Fragen sollten dabei im Wechsel und ohne Unterbrechung von allen Teammitgliedern beantwortet werden.

Soziale Meetings

Da der soziale Kontakt und Austausch natürlich auch in der Heimarbeit wichtig ist, gibt es ein paar weitere Möglichkeiten sich online zu treffen. Auch hier gilt: Alles freiwillig! Folgende Dinge haben wir getestet und nutzen sie zum Teil auch noch:

Stand-up

Das Stand-up findet jeden Tag zur gleichen Zeit statt. Bei uns ist das um 13 Uhr. Das Ziel ist es, zu berichten, woran du gerade arbeitest und ob es irgendwelche Probleme gibt, bei denen du vielleicht Unterstützung möchtest. Es geht aber auch darum zu berichten, was du gerade tust und damit Feedback und auch mal ein Lob zu bekommen. Die die Zahl der Teilnehmenden liegt dabei bei uns (wir sind 11 Menschen in der Firma) zwischen null und 7 Personen. Meistens sind es drei oder vier.

Open-Friday

Der Open-Friday findet bei uns alle 14 Tage statt. Dabei versuchen wir alle zusammen zu kommen und in zwei Sessions von jeweils einer Stunde verschiedene Themen anzusprechen. Die können, müssen aber nichts mit der Arbeit zu tun haben. Am letzten Open-Friday ging es zum Beispiel um Ergonomie in der Einen und Hausautomatisierung mit Home Assistant in der anderen Session.

Sonnendeck

Das Sonnendeck war unser Versuch einer virtuellen Teeküche. Eine Möglichkeit sich mit den Kollegen zu verabreden und einfach ein bisschen gemeinsam zu quatschen oder auch gemeinsam zu essen.

Donut Meetings

Das war ein weiterer Versuch, uns einfach ein bisschen öfter auszutauschen. Ein Bot hat immer Zweiergruppen für jeweils 14 Tage gebildet. Ziel war es, sich in diesen 14 Tagen wenn man wollte mit der anderen Person digital zu treffen und einfach mal zu quatschen, damit man auch mal mit den Menschen aus den anderen Teams häufiger ins Gespräch kommt.